www.facebook.com/1615821411965505/posts/3011431312404501/
Ograniczanie kosztów gastronomiiw duchu lean management i less waste
Gastronomia powinna eliminować marnotrawstwo zgodnie z zasadą, że najtańsze odpady to te, które nigdy nie powstały. Eliminując marnotrawstwo, w tym nadmiar produkowanego i niezjadanego przez gości jedzenia, poprawiamy swój wynik finansowy. Przynosi to również korzyści społeczno-etyczne i wizerunkowe. Jednym ze sposobów na ograniczenie marnotrawstwa jest precyzyjny plan i jego efektywna realizacja. Plan nigdy nie będzie precyzyjny, jeśli nie będziemy na bieżąco mieli wiedzy o tym, ile i co zjadają nasi goście, ani ile i co rzeczywiście produkujemy. W ustaleniu planu oraz jego weryfikacji pomagają dokładne i codzienne pomiary, w tym analiza danych dotyczących skali produkcji, nadprodukcji oraz struktury i ilości wyrzucanego jedzenia.
Tak jak fabryka Toyoty
Czy gastronomia może być prowadzona tak sprawnie, efektywnie i oszczędnie jak fabryki Toyoty? Otóż nie tylko może, ale wręcz powinna! Zgodnie z zasadami lean management (jedno z polskich tłumaczeń to szczupłe zarządzanie, czyli koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem oparta na zasadach i narzędziach wypracowanych w systemie produkcyjnym Toyoty) podstawową sprawą jest tworzenie wartości dla klienta poprzez optymalizację zasobów i eliminację jakiegokolwiek marnotrawstwa: czasu, wysiłku, pracy i pieniędzy. Czy nie o to samo chodzi nam w gastronomii? O zaspokajanie potrzeb klienta w sposób jak najbardziej ekonomiczny i biznesowo rozsądny przy jednoczesnym maksymalnym ograniczaniu marnotrawstwa zasobów.
Czy wiemy, ile i dlaczego tracimy?
Straty i marnotrawstwo w gastronomii zwykle są konsekwencją wielu powiązanych ze sobą sfer: planowania i realizacji planu, wszelkiego rodzajów nadużyć (fraudów) ze strony pracowników, zarządzaniamagazynem. Czy wiemy, co produkujemy w nadmiarze jako zapas i co w efekcie zostaje niesprzedane, ile jedzenia i dlaczego zwracają nasi goście? Zgodnie z maksymą Petera Druckera, guru zarządzania, jeśli czegoś nie zmierzysz, nie zdołasz tym zarządzać. Co zatem możemy w praktyce robić, żeby ograniczyć skalę marnotrawstwa i zacząć generować oszczędności?
W kuble na śmieci siła analityczna
Jednym z ciekawszych, ale wciąż niedocenianych źródeł cennych informacji zarządczych w gastronomii jest śmietnik czy kubeł na odpady spożywcze, od którego powinniśmy zacząć przygodę z ograniczaniem marnotrawstwa. Nie mówimy tutaj o jednorazowym sprawdzeniu jego zawartości. Chodzi raczej o systemową analizę, która pozwoli na zidentyfikowanie problemów i ich eliminację. Co daje analiza kubła? Poznajemy m.in. strukturę, ilości oraz wartości wyrzucanych surowców, jedzenia przygotowanego i niesprzedanego, resztek z talerzy gości, jedzenia zepsutego z powodu błędu kucharza lub kelnera. W przypadku obsługi grup, bankietówczy bufetów dowiadujemy się ponadto, ile i co jest podawane, ale niezjadane przez gości. Kilogramy przetworzonego jedzenia i surowców przeliczamy na wartość monetarną i prognozujemy na cały rok. To jest jedyny sposób na uświadomienie sobie skali ilościowej i wartościowej. W ten sposób analizujemy nadmiar produkcji i możliwe do wygenerowania oszczędności. Każdy kilogram jedzenia, który jest przygotowywany i niezjadany przez gości, to niepotrzebnie wydane pieniądze na zakup surowca, wodę, energię, pracę ludzi, czyli strata i marnotrawstwo. To w praktyce oznacza, że nasz food cost mógłby być odpowiednio niższy, gdybyśmy potrafili ograniczyć skalę marnotrawstwa. Analiza ponadto precyzyjnie pokazuje, gdzie tkwi największy problem, co generuje nam straty i dlaczego tak się dzieje. W analizie powodów przydatna jest inna technika Toyoty, która nazywa się „5 razy dlaczego”. Dla danego problemu powtarzamy pytanie „dlaczego”, pięciokrotnie próbując dotrzeć do jego rzeczywistego źródła.
Planowanie i efektywna realizacja
Marnotrawstwo jedzenia wynika głównie z nadprodukcji – przygotowujemy więcej, niż mogą zjeść lub kupić nasi klienci. W ograniczaniu food waste nie chodzi wyłącznie o to, żeby gotować z resztek lub redystrybuować nadmiarowe, niesprzedane jedzenie, np. przez dostępne aplikacje mobilne. Ma to bowiem marginalne znaczenie ekonomiczne ze względu na mocno ograniczone korzyści. Ile przecież dań lub dodatków damy radę zrobić z obierek? Ile ciasta możemy upiec z resztek z sokowirówki i ile nadmiarowego jedzenia sprzedajemy poprzez aplikacje? Ważniejszy jest w tym wypadku zapewne wymiar wizerunkowy. Komunikujemy społeczeństwu, że staramy się ograniczać skalę marnotrawstwa jedzenia. Kluczową kwestią jest prewencja, czyli przede wszystkim lepsze planowanie produkcji i jego realizacja oraz większa uważność, jeśli chodzi o zarządzanie magazynem i surowcami. Plan powinien wynikać z precyzyjnych prognoz dotyczących liczby gości, ich preferencji i tego, co oraz ile zjadają. Czyli polegać na lepszym dopasowaniu wielkości porcji do potrzeb naszych klientów. Istotna jest eliminacja dań i dodatków, które nie są zjadane.
Kontrola magazynów
Ważnym elementem zarządzania magazynem powinna być nie tylko obowiązkowa metoda FIFO, ale również kontrola jakościowa i ilościowa dostaw. W ten sposób eliminujemy np. warzywa lub owoce, które przyjeżdżają do nas w złym stanie. Skala wyrzucanych warzyw i owoców może być znaczna i w ciągu roku dochodzić do 800-900 kg (jak w jednym z 80-pokojowych hoteli). Duża liczba magazynów, które codziennie wypełniane są towarem, utrudnia kontrolę nad nimi. Zbyt wysokie stany magazynowe natomiast zwiększają prawdopodobieństwo przeterminowania i zepsucia surowców oraz zamrażają nasze środki finansowe. Kontrolę magazynów utrudnia również fakt, że inwentaryzacje robi się okresowo. Mimo przeprowadzanych inwentaryzacji wciąż nie wiemy, dlaczego mamy manko. Wiemy tylko, że np. mamy problem z pomidorami, ale czy dlatego, że mamy do czynienia z kradzieżą, nieprzestrzeganiem receptur, zepsutymi warzywami czy z innego powodu? Lepszym rozwiązaniem, które praktykujemy w naszych projektach, jest wykonywanie inwentaryzacji online, czyli rejestrowanie na bieżąco w systemie rzeczywistych wejść i wyjść z magazynów oraz w miarę możliwości przypisanie wychodzących produktów do konkretnych potraw i rodzaju posiłku. Nie opieramy się wówczas na wskazaniach POS-u, ponieważ zakłada on, że zawsze i wszystko gotujemy zgodnie z recepturami i nie ma innych strat, a to w praktyce raczej się nie zdarza. Precyzyjny plan, czyli taki, który uwzględnia redukcję nadprodukcji, łączymy z recepturami, zakupami i zarządzaniem magazynem. Znam przykład jednego z hoteli, który de facto zrezygnował z magazynów (nawet tych dla towarów suchych) – można? Można! Gra jest warta setek tysięcy złotych.
Autor: Tomasz SzubaSzef grupy Venturis HoReCa, z którą brał udział w ponad 20 projektach doradczych dotyczących ograniczania kosztów gastronomii. MBA ekonomista. Przez 25 lat współuczestnik funkcjonowania rodzinnej restauracji Tivoli w Legnicy. Specjalizuje się w pomiarach food waste, analizie danych, analizie organizacji żywienia oraz planowaniu działań ograniczających skalę wyrzucanego jedzenia. Więcej ciekawych informacji znajdziecie na blogu venturishoreca com.
